Οργανωμένη λειτουργία του ιστορικού “Απόλλωνα”

Απρόσκοπτα συνεχίζει τη λειτουργία του το θέατρο “Απόλλων” για τα έτη 2016 και 2017 “στοχεύοντας” στην καλύτερη δυνατή οργάνωση των πολιτιστικών εκδηλώσεων, με την Οικονομική Επιτροπή να έχει εγκρίνει ομόφωνα το ποσό των 19.440 ευρώ που προϋπολογίστηκε στη δημοτική ατζέντα σχετικά με την παροχή των σημαντικών υπηρεσιών από τον ανάδοχο, όπως αυτές προβλέπονται στη σχετική σύμβαση.

Ο ιστορικός χώρος στο κέντρο της Ερμούπολης που φιλοξενεί ετησίως σημαντικό κομμάτι της πολιτιστικής δραστηριότητας που αναπτύσσεται ή καταγράφεται γενικώς στην πρωτεύουσα των Κυκλάδων και είναι επισκέψιμος για το ενδιαφερόμενο κοινό, τόσο τη χειμερινή, όσο όμως και την καλοκαιρινή περίοδο, οφείλει να παρουσιάζει (όπως και παρουσιάζει) άψογη λειτουργία, με σκοπό την ικανοποίηση όχι μόνον των επισκεπτών του, αλλά και όσων επιθυμούν κι επιλέγουν να διοργανώσουν μία πολιτιστική εκδήλωση στην ιστορική σκηνή του.

Ιδιαίτερη έμφαση δίδεται σαφέστατα στη λειτουργία του κατά την καλοκαιρινή περίοδο, που αναπτύσσει πιο έντονο ρυθμό λόγω της εκτέλεσης του πολιτιστικού προγράμματος του Δήμου Σύρου – Ερμούπολης με τίτλο “Σύρος – Πολιτισμός”, καθώς όμως και λόγω του αυξημένου αριθμού επισκεπτών που “περνούν” το κατώφλι του για να συστηθούν με την πλούσια ιστορία της Ερμούπολης, μεγάλο κομμάτι της οποίας αποτέλεσε και η εποχή της ακμής του.

Ως εκ τούτου, η συνέχεια της ιστορικής πορείας του - σήμερα - καταγράφεται με τη φιλοξενία αξιόλογων θεατρικών παραστάσεων και καλλιτεχνικών εκδηλώσεων, καθώς επίσης και διεθνών Φεστιβάλ που επιδιώκουν την προώθηση της Σύρου και την ανάδειξη και διατήρηση της πολιτιστικής ταυτότητάς της και οι οποίες προϋποθέτουν καλή οργάνωση και προγραμματισμό.

Υπενθυμίζεται πως, την ευθύνη λειτουργίας έχει η Λένα Χατζηγρηγορίου.

“Βρήκαμε κοστολογημένη τη λειτουργία του”

Όπως είναι γνωστό, η απουσία προσωπικού στον Δήμο Σύρου – Ερμούπολης δεν αφήνει κανένα περιθώριο όσον αφορά στην επιλογή του τρόπου με τον οποίο θα λειτουργεί ο ιστορικός “Απόλλωνας”, με την παρούσα Δημοτική Αρχή να ακολουθεί την γνωστή έως τώρα οδό, που θέλει τη συνεργασία με ανάδοχο. Το θέμα της πορείας του θεάτρου “Απόλλων” για τα έτη 2016 και 2017 “άνοιξε” στην πρόσφατη συζήτηση της Οικονομικής Επιτροπής, με τα μέλη της να υπερψηφίζουν το προαναφερθέν ποσό που μοιράζεται στις δύο χρονιές, προκειμένου να εξασφαλιστεί η συνέχιση των παρεχόμενων υπηρεσιών, μετά και τη λήξη της μέχρι πρότινος ισχύουσας σύμβασης.

Δεδομένου ότι το ανωτέρω ποσό αναλύεται σε 9.000 ευρώ για το τρέχον έτος και σε 10.440 ευρώ για το επόμενο, ο αντιδήμαρχος Οικονομικών, Γιώργος Παπαμανώλης ορμώμενος από ερώτηση μέλους της αντιπολίτευσης σχετικά με το ότι το ποσό κινείται στα όρια της απευθείας ανάθεσης, άδραξε την ευκαιρία να διευκρινίσει την “πολιτική” που ακολουθεί η νέα Δημοτική Αρχή.

“Αυτό γινόταν τρία χρόνια, άρα και στην προηγούμενη Δημοτική Αρχή. Ήταν 18.000 ευρώ το ποσό με τον ΦΠΑ. Άρα, ήταν μια διαδικασία που τη βρήκαμε και κοστολογημένη και έτοιμη” δήλωσε χαρακτηριστικά, εξηγώντας πως, η μικρή αύξηση του ποσού για την τρέχουσα διετία, οφείλεται στην αύξηση του ΦΠΑ. “Το θέατρο ουσιαστικά λειτουργεί με αυτήν την υποστήριξη και υπάρχει μία μικρή αύξηση της τιμής λόγω του ΦΠΑ. Άρα, το κόστος της υπηρεσίας και το ποσό είναι το ίδιο την τελευταία τριετία, κάτι που σημαίνει αν μη τί άλλο ότι δεν υπήρχε μεθόδευση ως προς το ποσό” πρόσθεσε, εκφράζοντας την ικανοποίηση του για τον τρόπο λειτουργίας. Τονίζεται πως, παρά το σχόλιο του Νίκου Φωτεινιά, η έγκριση της ανάληψης πολυετούς υποχρέωσης για τις υπηρεσίες του θεάτρου υπήρξε ομόφωνη.

Υποχρεώσεις που σχετίζονται με την οργάνωση του θεάτρου

Όσον αφορά στο κομμάτι των προδιαγραφών για την παροχή υπηρεσιών υπάρχει αναλυτική περιγραφή στην απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής. Πρωτίστως, σχετικά με τη λειτουργία του, σημειώνεται ότι ο ανάδοχος φέρει την ευθύνη της συνολικής εποπτείας, αλλά και της εκπαίδευσης του προσωπικού που λειτουργεί τον χώρο. Πέραν αυτών, τονίζεται πως, η υπεύθυνη λειτουργίας έχει υποχρέωση να καταρτίζει το πρόγραμμα των βαρδιών λειτουργίας του προσωπικού, καθώς επίσης τα ωράρια εργασίας και την επίβλεψη για την τήρησή τους από την πλευρά των συμβασιούχων και των εθελοντών, μα παράλληλα και του προσωπικού καθαριότητας και δη, την καλοκαιρινή σεζόν.

Επιπλέον, προβλέπεται η διαχείριση της ομαλής λειτουργίας του χώρου του θεάτρου αλλά και η παρακολούθηση – επίβλεψη των αναγκών του ιστορικού κτιρίου. Σε αυτό το πλαίσιο, αναδεικνύεται και η ανάγκη κατάρτισης προτάσεων για την συντήρηση του χώρου και την κάλυψη των αναγκών του ενώ συμπληρωματικά, προβλέπεται και η διαδικασία απογραφής του εξοπλισμού σε συνεργασία με τον τεχνικό θεάτρου ενώ θα πρέπει να εφαρμόζεται ο κανονισμός λειτουργίας του δημοτικού θεάτρου.

Στις γενικότερες αρμοδιότητες, έχει συμπεριληφθεί και η προσαρμογή των συμφωνητικών στις ανάγκες, δραστηριότητες και απαιτήσεις των επί μέρους Φεστιβάλ, ενώ ο ανάδοχος φέρει τη συνολική ευθύνη για την εκτέλεση του προγράμματος των εκδηλώσεων και παραστάσεων καθώς και την ευθύνη να επιλύει ζητήματα που ανακύπτουν. Δεν πρέπει να παραληφθεί η αναφορά στην υποχρέωση ρύθμισης των προβών αλλά και των απαιτήσεων πώλησης εισιτηρίων.

Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να τονισθεί η παρατήρηση που κάνουν αρκετοί επισκέπτες σχετικά με τη μη παροχή δυνατότητας πληρωμής μέσω κάρτας, κάτι που θα έπρεπε άμεσα να διευθετηθεί.

Σχεδιασμός κι επίβλεψη προγράμματος εκδηλώσεων

Στη βασική ατζέντα της λειτουργίας του θεάτρου ρυθμίζονται οι λεπτομέρειες του σχεδιασμού και της επίβλεψης του προγράμματος των εκδηλώσεων. Ειδικότερα, προβλέπεται η “συνολική αξιολόγηση και μελέτη αιτήσεων για εκδηλώσεις, με έμφαση στα Logistics (το σύνολο των λειτουργιών της διαχείρισης στην αλυσίδα των μεταφορών - προσωπικού, οργάνων, σκηνικών, φώτων, ηχητικού και λοιπού εξοπλισμού, κλπ.), καθώς και στην οικονομική βιωσιμότητα και στην καλλιτεχνική τους αξία” ενώ επιπρόσθετα, πρέπει να πραγματοποιείται η αξιολόγηση και μελέτη των ήδη προγραμματισμένων εκδηλώσεων ως προς τα Logistics και η δημιουργία προγραμμάτων παραγωγής για το σχεδιασμό και την υλοποίηση των διαφόρων δράσεων (εκδηλώσεις – Φεστιβάλ). Επιπλέον, καταγράφεται η υποχρέωση της ευθύνης επικοινωνίας με τους φορείς / ιδιώτες που εκδηλώνουν ενδιαφέρον, καθώς και η αρμοδιότητα της συνεχούς επικοινωνίας και συνεργασίας με τα Φεστιβάλ και τους συλλόγους που θα διοργανώσουν εκδηλώσεις στο θέατρο προκειμένου να υπάρχει η βέλτιστη οργάνωση και η υποστήριξη από τις υπηρεσίες του Δήμου.

Συγχρόνως, πρέπει να γίνεται η καταγραφή των αδυναμιών και να προγραμματίζεται η “καθοδήγηση των εξωτερικών φορέων για να καλυφθούν τα κενά και οι επιπλέων ανάγκες”. Πέραν της επιμέλειας του τρέχοντος προγράμματος, πρέπει να σχεδιάζεται και η μελλοντική λειτουργία του θεάτρου για τη νέα σεζόν καθώς και να σχεδιάζονται προτάσεις για προγραμματισμό εκδηλώσεων και υλοποίηση της παραγωγής τους.

Επικοινωνιακή πολιτική και προώθηση εκδηλώσεων

Για την καλύτερη δυνατή απήχηση των εκδηλώσεων στο κοινό, ιδιαίτερη έμφαση απαιτείται να δίνεται στην οργανωμένη κι έγκαιρη προώθησή τους. Ως εκ τούτου, ο αρμόδιος λειτουργίας ευθύνεται για τη συνολική επιμέλεια του έντυπου και ηλεκτρονικού προγράμματος ως προς τις εκδηλώσεις που λαμβάνουν χώρα στο θέατρο, ενώ οφείλει να παρακολουθεί το υλικό προώθησης (αφίσες, προγράμματα κλπ) σχετικά με εκδηλώσεις που προγραμματίζονται εκ μέρους του Δήμου Σύρου – Ερμούπολης. Απαραίτητο προωθητικό εργαλείο αποτελεί και η σύνταξη και αποστολή των newsletter, ενώ στο πλαίσιο της επιτυχημένης επικοινωνιακής πολιτικής του θεάτρου εντάσσεται και η ενημέρωση της σελίδας στα social media για την ανάδειξη του προγράμματος και γενικώς του υλικού και των αφιερωμάτων, αλλά και η επίσημη ιστοσελίδα του θεάτρου, η οποία όμως θα ήταν χρήσιμο στις επιλογές των μηχανών αναζήτησης (π.χ. google) να μπορέσει να προωθηθεί στα πρώτα αποτελέσματα.

Επιπρόσθετα, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του αναδόχου, προβλέπεται και η εποπτεία των υπαλλήλων που κάνουν χρήση του εξειδικευμένου λογισμικού (Artifax) για τη διαχείριση του καλλιτεχνικού προγράμματος (online αίτηση, απάντηση, τεχνικές προδιαγραφές και προβολή των

εκδηλώσεων) προκειμένου να αποφεύγονται τυχόν λάθη, ενώ ιδιαίτερη μνεία γίνεται και στο θέμα της κάλυψης livestreaming εκδηλώσεων (μέγιστης διάρκειας τριών ωρών), σε άμεση συνεννόηση με το Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας.

Εξωστρέφεια και ανάπτυξη “Απόλλωνα”

Ιδιαίτερη σημασία προβλέπεται να δοθεί και στο κομμάτι της εξωστρέφειας του θεάτρου “Απόλλων” μέσα από μία σειρά ειδικών προτάσεων, οι οποίες σε άμεση συνεργασία με τον ανάδοχο του έργου του Λογισμικού Διαχείρισης του θεάτρου και του σχεδιασμού - υλοποίησης της ιστοσελίδας, περιλαμβάνουν τα εξής: “α. Επαφές και προώθηση σε αναγνωρισμένα πολιτιστικά ιδρύματα του εσωτερικού και εξωτερικού. β. Δημιουργία δικτύου με θέατρα παρόμοιων προδιαγραφών του εσωτερικού και εξωτερικού με στόχο την ανταλλαγή τεχνογνωσίας και καλλιτεχνικών δράσεων.”.

Ειδικότερα, προβλέπονται οι “επαφές για μελλοντικό σχεδιασμό εκδηλώσεων με τη σύμπραξη των

σημαντικών και αναγνωρισμένων πολιτιστικών οργανισμών της Ελλάδας όπως: Λυρική Σκηνή, Μέγαρο Μουσικής (Θεσσαλονίκης και Αθηνών), Καμεράτα, ΚΟΘ, ΚΟΑ, Φεστιβάλ Ντοκιμαντέρ κλπ” ενώ χρήσιμο είναι να οργανώνονται εκπαιδευτικές δράσεις και να απευθύνονται προσκλήσεις ενδιαφέροντος στους υπάρχοντες ενεργούς θεσμούς για παράλληλες δράσεις εκπαιδευτικού χαρακτήρα (σεμινάρια). Τη δική του σημασία έχει το κομμάτι της οργάνωσης και του συντονισμού εθελοντικών δράσεων. Σημαντικός σκοπός της εξωστρεφούς πορείας του ιστορικού θεάτρου είναι και ο προγραμματισμός εκδηλώσεων που θα συμβάλλουν στην ενσωμάτωση των καλλιτεχνών και του κόσμου της Σύρου (πρωτίστως) αλλά και γενικότερα του κοινού ενώ τέλος, ξεχωριστή αξία έχουν και οι παράλληλες εκδηλώσεις εκτός θεάτρου που επικεντρώνονται στην μεγάλη επέτειο των 150 ετών ζωής του.

Εκτός των ανωτέρω, τονίζεται ότι μέριμνα θα πρέπει να υπάρχει και για τη λειτουργία του μουσείου του καθώς επίσης και για τον εκσυγχρονισμό λειτουργίας του (σσ. μουσείου) και γενικότερα του κτιρίου. (Ενδεικτικές προτάσεις για: Έκδοση από παλιές αφίσες, κάρτες, προγράμματα, είδη με γραμμή εποχής κλπ., οργάνωση μιας σειράς εκδόσεων και επανεκδόσεων σχετικά με το Θέατρο Απόλλων. Αναβάθμιση της εμπειρίας του επισκέπτη στο χώρο του θεάτρου με (ενδεικτικά) χρήση πολυμέσων και υλικού για την ανάδειξη της ιστορίας του θεάτρου. Ψηφιακή

παραγωγή για το μουσείο. Λειτουργία combo ticket. Κινήσεις προς πολιτιστική διαχείριση με σκοπό την βιωσιμότητα του Θεάτρου Απόλλων (ενεργειακή, κοινωνική, οικονομική)).

Χρονοδιάγραμμα πληρωμής για τις υπηρεσίες

Όσον αφορά το οικονομικό κομμάτι και την καταβολή των ποσών που προϋπολογίζονται για την παροχή υπηρεσιών που στοχεύει στην ομαλή λειτουργία του θεάτρου, στη σύμβαση και την απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής γίνεται ξεχωριστή αναφορά. Προς τυπική ενημέρωση των αναγνωστών, η εξόφληση του αναδόχου περιλαμβάνει πέντε στάδια που έχουν ως ακολούθως: Α Φάση: Με την καλή εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών οργάνωσης των

πολιτιστικών εκδηλώσεων στο πλαίσιο του προγράμματος “Σύρος – Πολιτισμός” ποσού 4.500 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε ΦΠΑ, τον Οκτώβριο 2016. Β Φάση: Με την καλή εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών οργάνωσης των πολιτιστικών εκδηλώσεων του Θεάτρου Απόλλων ποσού 4.500 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε ΦΠΑ, έως και το Δεκέμβριο 2016. Γ΄ Φάση: Με την καλή εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών οργάνωσης των πολιτιστικών εκδηλώσεων του Θεάτρου Απόλλων ποσού 3.480 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε ΦΠΑ, έως τον Φεβρουάριο 2017. Δ΄ Φάση: Με την καλή εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών οργάνωσης των πολιτιστικών εκδηλώσεων του Θεάτρου Απόλλων ποσού 3.480 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε ΦΠΑ έως τον Απρίλιο 2017. Ε΄ Φάση: Yπόλοιπο ποσό 3.480 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε ΦΠΑ, με την ολοκλήρωση των 12 μηνών του χρονοδιαγράμματος, από την υπογραφή της σύμβασης.