«Έσο έτοιμοι» για τα νέα ηλεκτρονικά συστήματα

Για τα νέα οικονομικά ηλεκτρονικά προγράμματα του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων ενημερώθηκαν το μεσημέρι της περασμένης Κυριακής οι βαθμοφόροι πρόσκοποι των Συστημάτων της Σύρου και τα μέλη της Επιτροπής Κοινωνικής Συμπαράστασης Κυκλάδων.

Το σεμινάριο με τίτλο «e-finance» πραγματοποιήθηκε στην αίθουσα του δημοτικού συμβουλίου του Δήμου Σύρου – Ερμούπολης, υπό την αιγίδα της Περιφερειακής Εφορείας Κυκλάδων και του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων.

Στελέχη του οικονομικού τμήματος του ΣΕΠ παρουσίασαν τη διαδικτυακή εφαρμογή «Ενιαία Οικονομική Διαχείριση ΣΕΠ (e-finance)», μέσα από την οποία πραγματοποιείται πλέον η ηλεκτρονική τήρηση των βιβλίων Εσόδων – Εξόδων των Κλιμακίων του Σ.Ε.Π. Η εφαρμογή αναπτύχθηκε στο πλαίσιο του Στρατηγικού Σχεδίου Δράσης ΣΕΠ 2013 – 2017 και των δεσμεύσεων της Διοίκησης για διαφάνεια στη διακυβέρνηση και τη λογοδοσία.

Μέσω αυτής αντικαθίστανται τα υπάρχοντα «πορτοκαλί» βιβλία Εσόδων – Εξόδων για την απλοποίηση και αυτοματοποίηση των μέχρι σήμερα γραφειοκρατικών διαδικασιών, όπως απολογισμοί, αθροίσεις κλπ. Παράλληλα, η μηχανογραφική παρακολούθηση των διαθεσίμων και των κινήσεων που πραγματοποιούνται από κάθε Κλιμάκιο του ΣΕΠ αποτελεί σημαντικό βήμα, προκειμένου η οικονομική διαχείριση του Σ.Ε.Π., όπου αυτή ασκείται, να είναι σύμφωνη με την κείμενη νομοθεσία.

Βασικά χαρακτηριστικά του e-finance

Όπως εξήγησαν τα στελέχη του ΣΕΠ, σε κάθε Κλιμάκιο υπάρχουν δύο Χρήστες της εφαρμογής, ο Επικεφαλής, με δικαίωμα μόνο προβολής στοιχείων (Α.Σ., Π.Ε., Έφορος Οικονομικών & Περιουσίας Π.Ε., Αρχηγός Π.Κ., Αρχηγός Ε.Π.Π.) και ο Διαχειριστής, με δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών (Ταμίας Ε.Κ.Σ., Υπαρχηγός Οικονομικών Ε.Π.Π.).

Τα μετρητά και ο τραπεζικός λογαριασμός του Κλιμακίου ελέγχονται ξεχωριστά. Οι κινήσεις καταχωρούνται από τον Διαχειριστή, με τον απλούστερο δυνατό τρόπο, ενώ αθροίσεις, καταστάσεις και αναφορές εξάγονται αυτόματα. Διευκρινίζεται ότι δεν απαιτείται αποστολή ετήσιων Απολογισμών από τα Κλιμάκια προς την Οικονομική Υπηρεσία του ΣΕΠ. Οι Απολογισμοί παρέχονται από το σύστημα. Δεν απαιτείται τήρηση των χειρογραφικών «πορτοκαλί» βιβλίων. Ανά τρίμηνο το Κλιμάκιο εκτυπώνει τις «Τριμηνιαίες Οικονομικές Καταστάσεις», οι οποίες υπογράφονται και φυλάσσονται στο αρχείο του Κλιμακίου μαζί με τα παραστατικά.

Ενέργειες για τη μετάβαση στο e-finance

Απαραίτητη προϋπόθεση για την ομαλή μετάβαση στο νέο ηλεκτρονικό σύστημα ήταν ο διορισμός Μελών Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης (Ε.Κ.Σ.) από τα Συστήματα, τις Περιφερειακές Εφορείες και τα Προσκοπικά Κέντρα έως και την 31η Μαρτίου 2016. Μετά την έγκριση των ανωτέρων προτάσεων οι Εφορείες κλήθηκαν να καταχωρήσουν τα Καθήκοντα των Μελών της Ε.Κ.Σ. (Πρόεδρος, Ταμίας, Γραμματέας κ.λπ.), στο Σύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών e-sep. Επιπλέον, δήλωσαν τα Καθήκοντα και τις Ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης της θητείας των Μελών της Ομάδας Συντονισμού, ενημερώνοντας σχετικά την Εφορεία Οικονομικών και Περιουσίας Γ.Ε. και απέστειλαν προς την Οικονομική Υπηρεσία της Κεντρικής Διοίκησης τη συμπληρωμένη φόρμα «Στοιχεία Εισαγωγής στο e-finance» .

Υποστήριξη και Εκπαίδευση Χρηστών

Η περίοδος λειτουργίας της εφαρμογής μέχρι και την 31η Δεκεμβρίου 2016 είναι μεταβατική. Το διάστημα αυτό, πραγματοποιούνται παρουσιάσεις στους Χρήστες των Κλιμακίων ανά Π.Ε. Οι υπεύθυνοι των Κλιμακίων και οι Έφοροι Οικονομικών και Περιουσίας Π.Ε. βοηθούν με τη γνώση και την εμπειρία τους Χρήστες του e-finance, ώστε με τη συνεργασία όλων, η μετάπτωση στο νέο σύστημα να πραγματοποιηθεί κατά τρόπο ομαλό και αποτελεσματικό. Όπως υπογραμμίζεται από τους υπεύθυνους, το εν λόγω έργο διευκολύνει, αναβαθμίζει και συστηματοποιεί την τήρηση των οικονομικών διαδικασιών του Σ.Ε.Π.